Catatan Kumulatif Sebagai Alat Penghimpun Data

Catatan kumulatif (cummulative records) adalah alat untuk menghimpun, menyimpan, mengabadikan dan memelihara serangkaian data pribadi siswa. Di dalam penyimpanan dan pemeliharaan data ini perlu diperhatikan asas-asas kesederhanaan, kemudahan, dan kesinambunagn.

Setiap kali jenis data di dalam catatan kumulatif tersebut diperlukan hendaknya mudah dijumpai dan tambahan data baru pun mudah memasukkannya. Sistematika yang jelas diperlukan di dalam penghimpunan dan penyimpanan data itu.

Baca: Daftar Cek Masalah (DCM) Sebagai Alat Pengungkap Masalah

Pada umumnya petugas bimbingan, konselor, bertanggung jawab atas pengumpulan, penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan, dan penggunaan data tersebut. Oleh karena itu harus diterapkan secara ketat asas kerahasiaan data. Hanya mereka yang berkepentingan sajalah, khususnya petugas bimbingan yang boleh mengetahui isi catatan kumulatif.

Berbagai petunjuk tentang catatan kumulatif, ialah:

1. Catatan kumulatif dimaksudkan untuk mencatat seluruh data tentang diri siswa
2. Data tersebut disediakan untuk memberikan bantuan maksimal kepada siswa yang bersangkutan dalam menanggulangi masalah yang dihadapi
3. Seluruh data hendaknya terjaga kerahasiaannya
4. Setiap ada perubahan hendaknnya segera dimasukkan ke dalam catatan kumulatif
5. Kelengkapan data selalu diharapkan untuk mengisi catatan kumulatif
6. Catatan kumulatif dapat menunjukkan kelemahan, kekuatan maupun kecenderungan siswa
7. Catatan kumulatif memberikan informasi yang jelas dan mudah
8. Item-item di dalam catatan harus dapat mengikuti dan membimbing perkembangan siswa.

Kegunaan Catatan Kumulatif

Secara umum kegunaan catatan kumulatif adalah untuk membantu pencapaian tujuan bimbingan yakni membantu siswa untuk mengenali diri, memahami diri dan lingkungan serta dapat mengembangkan potensinya secara optimal.

Sedangkan secara khusus kegunaan catatan kumulatif adalah:

1. Dapat memberikan gambaran yang memadai (adequate) tentang diri individu
2. Catatan kumulatif ini penting untuk menghubungkan informasi tunggal dengan keseluruhan latar belakang individu
3. Catatan kumulatif sebagai dokumen agar informasi tidak hilang pada jangka waktu tertentu (satu tahun)
4. Catatan kumulatif dapat dipakai untuk mengelompokkan siswa dalam pengajaran atau dalam kegiatan yang lain
5. Catatan kumulatif dapat membantu siswa untuk mengalokasikan kemungkinan drop-out atau penyimpangan tingkah laku dalam proses perkembangan
6. Catatan kumulatif dapat dipakai bahan bagi PT, sekolah lanjutan, orang-tua, pimpinan lembaga bagi mereka yang bekerja setelah tamat sekolah.

Macam-Macam Catatan Kumulatif

1. Buku pribadi
2. Kartu pribadi
3. Map pribadi
4. Software baik online maupun offline.